TimeTrack

TimeTrack - Mehr als nur Zeiterfassung

Mit TimeTrack behalten Sie den Überblick über die Zeiten Ihrer Mitarbeiter. Nach der Erfassung von Zeiten und deren Genehmigung können Arbeitsrapporte erzeugt werden. Auf Wunsch auch auf Kunden-, Projekt- oder Auftrags-Ebene zum Nachweis gegenüber Ihren Auftraggebern. Bei Rechnungen gemäss Ist-Zeiten werden die rapportierten Zeiten berücksichtigt und es werden automatisch die Rechnungspositionen vorgeschlagen.

Planung. Zuweisung.

Aufträge planen

Zeiten werden bei der Erfassung Aufträgen zugeordnet. Aufträge können einmalig oder wiederholend (z.B. wöchentlich) erstellt werden. Innerhalb eines Auftrags kann festgelegt werden welche Tätigkeiten wie lange geplant sind, und ob ungeplante Tätigkeiten ausgeführt werden können. Es kann zusätzlich eine Zuordnung von Aufträgen an bestimmte Teams erfolgen.

Arbeitszeit erfassen. Überblick behalten.

Zeiten erfassen

Die Zeiterfassung kann entweder jeder Mitarbeiter selbst vornehmen, oder ein Teamleiter oder Vorarbeiter übernimmt diese Tätigkeit für seine Mitarbeiter. Zusätzlich zu der Zeit wird auch noch eine Aktivität hinterlegt, welcher vorab Stundensätze zugeordnet werden können. Es können auch Notizen und Angaben zum Ort hinterlegt werden.

Genehmigung. Rapportierung. Freigabe.

Arbeitsrapporte erzeugen

Nachdem die Zeiten der Mitarbeiter genehmigt wurden, können diese auf einem Arbeitsrapport zusammengefasst werden. Hier bestimmt eine kundenspezifische Vorlage wie der PDF Rapport aussehen soll und welche Daten er enthält. Die Rapporte können optional durch den Mitarbeiter freigegeben werden, falls diese z.B. als Basis zur Lohnzahlung verwendet werden.

Abrechnung. Nachverfolgung.

Rechnungen erzeugen

Abgeschlossene Aufträge können abgerechnet werden. Dabei werden automatisch je nach Wunsch die Soll- oder Ist-Zeiten als Rechnungspositionen erzeugt. Neben diesen automatischen Vorschlägen können auch freie Rechnungen oder Festpreisrechnungen (z.B. monatliche Gebühren) erstellt werden. Für Rechnungen können verschiedene kundeneigene Vorlagen hinterlegt werden, um die erzeugten PDFs nach Ihren Wünschen zu gestalten. Die verschiedenen Status (Verschickt, Bezahlt, etc.) ermöglichen es darüber hinaus den Überblick über Ihre Rechnungen zu behalten.

Zeiten. Aufträge. Rechnungen.

Live Reporting

Behalten Sie den Überblick über die Zeiten und Kontingente Ihrer Mitarbeiter. Über die Aufträge können Sie schnell und einfach prüfen, ob geplante und tatsächliche Aufwände zusammen passen. Umfangreiche Filter, sowie die Möglichkeit alle Daten nach Excel zu exportieren eröffnen eine Unmenge an Möglichkeiten.

Einfache Zeiterfassung

Die intuitive Anordnung der wichtigsten Felder ermöglicht eine einfache Erfassung. Die Erfassung per Tastatur wird durch eine durchdachte Tab-Reihenfolge und automatische Formatierungen vereinfacht.

Arbeitsrapporte

Der Stundenzettel pro Mitarbeiter kann auch weiter nach Kunde / Projekt / Auftrag eingeschränkt werden. Die erzeugte PDF (entsprechend eigener Vorlage) kann z.B. als Stundennachweis oder Lohnabrechnung dienen.

Tätigkeiten definieren

Vorab können die Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter als Aktivitäten definiert werden. Es können auch Stundensätze hinterlegt werden. Diese werden später bei der Rechnungsstellung verwendet.

Erfassung für Mitarbeiter

Bei Bedarf kann durch Berechtigungen und Definitionen von Teams auch die Erfassung für andere Mitarbeiter erfolgen.

Genehmigung der Rapporte

Sollten die Arbeitsrapporte z.B. als Basis für den Lohn gelten, ist es sinnvoll, dass die Mitarbeiter ihre Stundenzettel "akzeptieren", bevor die Lohnberechnung erfolgt. Dieser Prozess kann abgebildet werden.

Reporting

Die Zeiten der Mitarbeiter im Blick behalten und einfach erkennen welche Aufträge offen oder noch nicht erledigt sind. Umfangreiche Möglichkeiten und Kennzahlen schaffen Transparenz bei Zeiten, Aufträgen und Rechnungen.

Zusatzinformationen

An den Zeiten können zusätzlich auch Angaben zu Ort oder Notizen hinterlegt werden. Auch die Anrechenbarkeit (für die Berücksichtigung bei Rechnungen) kann angepasst werden.

Rechnungen

Es werden Rechnungspositionen gemäss Soll- oder Ist-Zeiten erstellt. Zusätzlich gibt es Festpreisrechnungen (z.B. monatlich 200 CHF). Die Status (Versendet, Bezahlt, etc.) ermöglichen es den Überblick zu behalten.

Anpassbare Darstellung

Alle Daten können umfangreich gefiltert werden. Die Anordnung der Tabellen (Spaltenposition, -größe, -sichtbarkeit) kann frei definiert und für spätere Aufrufe gespeichert werden.

Genehmigung der Zeiten

Bei Bedarf kann die Genehmigung der Zeiten aktiviert werden. In diesem Fall muss zunächst eine Genehmigung der Zeiten erfolgen, bevor diese auf Arbeitsrapporten oder in Rechnungen berücksichtigt werden.

Rechnungsvorlagen

Um einzelnen Kunden gerecht zu werden oder Rechnungen für andere Länder zu stellen, können mehrere Vorlagen erstellt und an Kunde, Projekt, Auftrag oder einzelnen Rechnungen hinterlegt werden.

Excel Export

Der Export ist für die Zeiten, Arbeitsrapporte oder Rechnungen mit einem Klick möglich. Somit ist eine flexible Weiterverarbeitung und Auswertung der Daten in Excel einfach möglich.

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