Documents
Documents: DMS mit Struktur und Prozessen
Documents ermöglicht Ihnen die revisionssichere und strukturierte Ablage von Dokumenten. Neben der Volltextsuche können abhängig vom Dokumententyp Zusatzdaten erfasst werden. Genehmigungen, Lesebestätigungen und die Kommentarfunktion tragen zu einer deutlichen Verbesserung der Kommunikation bei.
Upload. Digitalisierung. Revisionssicher.
Dokumente hochladen
In dem Transferbereich können Dokumente schnell und einfach hochgeladen werden. Vordefinierte Dokumententypen erlauben direkt eine erste Kategorisierung der Dokumente. Im Hintergrund wird eine automatische Texterkennung durchgeführt, um auch fotografierte oder eingescannte Dokumente durchsuchen zu können.
Kategorisieren. Anreichern.
Daten anreichern
Abhängig vom Dokumententyp können nach dem Upload Daten ergänzt werden. Für Kreditorenrechnungen können z.B. Buchungskonto, Rechnungsdatum oder der Betrag ergänzt werden. Dies ermöglicht etwa nach entsprechender Freigabe die Erzeugung eines Buchungssatzes für Ihr Buchhaltungssystem.
Strukturieren. Archivieren.
Absenden und Archivieren
Sind alle Daten erfasst, kann das Dokument zur Freigabe oder Lesebestätigung verschickt werden. Dabei werden die Dokumente vom Transfer Bereich in das Archiv verschoben und anhand von Geschäftsjahr und Dokumententyp strukturiert abgelegt.
Genehmigen. Bestätigen.
Freigabe und Bestätigung
Zur feineren Steuerung des Freigabeprozesses können im Vorfeld Benutzergruppen festgelegt werden. So kann z.B. bei einer zweistufigen Freigabe zunächst ein Mitarbeiter prüfen, ob die Formalitäten stimmen, bevor ein Manager im zweiten Schritt entscheidet. Durch Lesebestätigungen wird nachvollziehbar dokumentiert, ob Dokumente durch bestimmte Personen zur Kenntnis genommen wurden.
Suchen. Schnell. Komfortabel
Volltextsuche
Durch die automatische Texterkennung ist eine komfortable Volltextsuche Ihrer Dokumente möglich. Somit haben Sie schnellen Zugriff auf die Dokumente, die Sie benötigen.
Kommentieren. Rückfragen.
Kommentarfunktion
Alle Dokumente können schnell und einfach kommentiert werden. Dies ermöglicht einen Austausch über die Dokumente, Verbesserungsvorschläge oder die Klärung von Rückfragen.
Documents - Funktionsübersicht
Einfacher Upload
Es können mehrere Dokumente auf einmal hochgeladen werden. Durch vorbelegte Feldwerte (z.B. Dokumententyp, Geschäftsjahr,...) werden die manuellen Schritte reduziert.
Revisionssichere Ablage
Dokumente sind revisionssicher abgelegt. Berechtigungen legen auf kleiner Ebene fest, welche Nutzer im Archiv ändern dürfen.
Genehmigungen
Es ist möglich mehrstufige Genehmigungsprozesse zu hinterlegen. Für bestimmte Dokumenttypen kann auch eine Genehmigungspflicht definiert werden.
OCR und Volltextsuche
Jedes Dokument wird nach dem Upload von einer Texterkennung verarbeitet. Durch eine Indizierung der Dokumente ist eine performante Volltextsuche möglich.
Automatische Backups
Die Dokumente werden regelmässig automatisch gesichert.
Lesebestätigungen
Bei Bedarf können für die Dokumente Lesebestätigungen definiert werden. So kann z.B. Ihr Buchhalter den Monatsabschluss mit einer Lesebestätigung für Sie versehen und Sie bei Bedarf erinnern.
Zusatzdaten
Der Dokumententyp (z.B. Kreditorenrechnung) gibt ein bestimmtes Spektrum an Feldern vor, die befüllt werden können. Zusätzlich gibt es noch übergreifende Felder wie Geschäftsjahr oder Sichtbarkeit.
Höchste Verfügbarkeit
Unsere Lösung erlaubt ihnen den Zugriff auf Ihre Dokumente wann und wo Sie möchten.
Kommentarfunktion
Dokumente können durch Benutzer kommentiert werden. Dies ermöglicht einen einfachen Austausch, Diskussionen oder das Anbringen von Korrekturhinweisen.
Automatisieren von Folgeprozessen
Je nach Dokumenttyp sind nach der finalen Freigabe verschiedene Folgeschritte möglich. Für Kreditorenrechnungen kann z.B. automatisch ein Buchungssatz per Email versendet werden.
Hosting in der Schweiz
Ihre Daten verbleiben stets auf Servern in der Schweiz.
Vorgegebene Struktur
Die Ablage in dem Archiv erfolgt nach klaren Struktur, nach Geschäftsjahr und Dokumententyp. Dies erleichtert die Übersicht deutlich und vereinfacht den Ablageprozess.
Jetzt in unserem Demo System ausprobieren.
Erhalten sie schnell und unverbindlich Zugriff zu unserem Testsystem und probieren Sie Novadi Documents selbst aus.