ExpenseManager

Spesen - So einfach wie nie!

Der ExpenseManager ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Spesen einfach und von überall aus zu erfassen. Natürlich können auch entsprechende Spesenbelege hochgeladen werden und sind dann revisionssicher abgelegt. Nachdem eine Abrechnung erzeugt und freigegeben wurde, kann der Buchhalter die Spesen direkt auszahlen.

Schnell. Einfach. Unkompliziert.

Speseneinträge erfassen

Die Erfassung der Spesen für Ihre Mitarbeiter erfolgt mit wenigen Klicks.
Durch vorab hinterlegte Sachkonten, Pauschalen und Raten wird die Eingabe standardisiert und Fehler in der Erfassung werden deutlich reduziert.

Erstellen. Senden. Freigeben.

Spesenabrechnungen

Nach der Erfassung einzelner Spesen können durch die Mitarbeiter Abrechnungen erstellt werden. Diese können auf Wunsch auf Kunden-, Projekt- oder Auftragsbasis erfolgen, um eine einfache Weiterverrechnung an Kunden zu ermöglichen.
Nach der Genehmigung kann der Buchhalter die Spesen komfortabel Abrechnen.

Komfortabel. Übersichtlich.

Spesen abrechnen

Die Abrechnung wird durch einen Dialog unterstützt. Dabei kann der Buchhalter die gewünschten Spesenabrechnungen auswählen und bekommt in einem Dialog eine Zusammenfassung der Zahlungsanweisungen pro Mitarbeiter angezeigt.

Transparenz. Vergleichen. Filtern.

Umfangreiches Reporting

Die Auswertung berücksichtigt alle abgerechneten Spesen und ermöglicht es einen Überblick zu behalten. Dabei ist ein historischer Vergleich mit vorhergehenden Perioden möglich und erlaubt so die einzelnen Kostenpositionen im Auge zu behalten. Neben dem Zeitintervall kann auch auf Mitarbeiter Ebene gefiltert werden.

Schnelle Erfassung

Durch die Festlegung von Sachkonten pro Spesenkategorie (km, Ausgaben, Essensentschädigung, Pauschalen) können die Spesen effizient erfasst werden. Das Risiko für fehlerhafte Eingaben wird reduziert.

Erzeugen von Abrechnungen

Speseneinträge werden zu Abrechnungen zusammengefasst. Dies kann auf Wunsch auf Kunden / Projekt / Auftragsebene erfolgen.

Genehmigungsprozess

Es können bei Bedarf (z.B. ab bestimmten Summen) mehrere Genehmigungsschritte hinterlegt werden. Dafür können vorab Genehmigergruppen definiert werden.

km-Entschädigung

km-Sätze können bei Bedarf auch abhängig von der Fahrleistung pro Jahr und Mitarbeiter hinterlegt werden (z.B. CHF 0.50/km und ab 10.000km CHF 0.40/km)

PDF Zusammenfassung

Zu jeder Abrechnung wird ein PDF erzeugt. Die Vorlage dafür kann frei gestaltet werden. Bei Bedarf werden alle Einzelbelege der Zusammenfassung angehängt.

Vereinfachter Auszahlungsprozess

Nach der Genehmigung unterstützt das System den Auszahlungsprozess durch eine Zusammenfassung pro Mitarbeiter und Zielkonto.

Pauschalen

Das Hinterlegen von Verpflegungspauschalen (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) oder allgemeinen Pauschalbeträgen (z.B. Home-Office Pauschale) ist möglich.

Vorschlagsfunktion

Durch die volle Integration mit TimeTrack können auf Wunsch Vorschläge für Speseneinträge erzeugt werden.

Detaillierte Auswertungen

Die Auswertungen und Diagramme ermöglichen es, einfach den Überblick über die Spesen zu behalten. Möglich sind historische Vergleiche, frei definierbare Auswertungsintervalle und Auswertungen je Mitarbeiter.

Revisionssichere Ablage von Belegen

Belege können direkt an den Speseneinträgen angehängt werden. Damit sind sie digital und revisionssicher abgelegt.

Fremdwährung und Wechselkurse

Es können Fremdwährungen mit entsprechenden Wechselkursen hinterlegt werden.

Excel Export

Der Export ist sowohl für die Speseneinträge, die Spesenabrechnungen und das Reporting möglich. Durch vorheriges Filtern der Tabellen werden nur die benötigten Daten exportiert.

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