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Documents: DMS mit Struktur und Prozessen

Documents ermöglicht Ihnen die revisionssichere und strukturierte Ablage von Dokumenten. Neben der Volltextsuche können abhängig vom Dokumententyp Zusatzdaten erfasst werden. Genehmigungen, Lesebestätigungen und die Kommentarfunktion tragen zu einer deutlichen Verbesserung der Kommunikation bei.

Upload. Digitalisierung. Revisionssicher.

Dokumente hochladen

In dem Transferbereich können Dokumente schnell und einfach hochgeladen werden. Vordefinierte Dokumententypen erlauben direkt eine erste Kategorisierung der Dokumente. Im Hintergrund wird eine automatische Texterkennung durchgeführt, um auch fotografierte oder eingescannte Dokumente durchsuchen zu können.

Kategorisieren. Anreichern.

Daten anreichern

Abhängig vom Dokumententyp können nach dem Upload Daten ergänzt werden. Für Kreditorenrechnungen können z.B. Buchungskonto, Rechnungsdatum oder der Betrag ergänzt werden. Dies ermöglicht etwa nach entsprechender Freigabe die Erzeugung eines Buchungssatzes für Ihr Buchhaltungssystem.

Strukturieren. Archivieren.

Absenden und Archivieren

Sind alle Daten erfasst, kann das Dokument zur Freigabe oder Lesebestätigung verschickt werden. Dabei werden die Dokumente vom Transfer Bereich in das Archiv verschoben und anhand von Geschäftsjahr und Dokumententyp strukturiert abgelegt.

Genehmigen. Bestätigen.

Freigabe und Bestätigung

Zur feineren Steuerung des Freigabeprozesses können im Vorfeld Benutzergruppen festgelegt werden. So kann z.B. bei einer zweistufigen Freigabe zunächst ein Mitarbeiter prüfen, ob die Formalitäten stimmen, bevor ein Manager im zweiten Schritt entscheidet. Durch Lesebestätigungen wird nachvollziehbar dokumentiert, ob Dokumente durch bestimmte Personen zur Kenntnis genommen wurden.

Suchen. Schnell. Komfortabel

Volltextsuche

Durch die automatische Texterkennung ist eine komfortable Volltextsuche Ihrer Dokumente möglich. Somit haben Sie schnellen Zugriff auf die Dokumente, die Sie benötigen.

Kommentieren. Rückfragen.

Kommentarfunktion

Alle Dokumente können schnell und einfach kommentiert werden. Dies ermöglicht einen Austausch über die Dokumente, Verbesserungsvorschläge oder die Klärung von Rückfragen.

Documents - Funktionsübersicht

Einfacher Upload

Es können mehrere Dokumente auf einmal hochgeladen werden. Durch vorbelegte Feldwerte (z.B. Dokumententyp, Geschäftsjahr,...) werden die manuellen Schritte reduziert.

Revisionssichere Ablage

Dokumente sind revisionssicher abgelegt. Berechtigungen legen auf kleiner Ebene fest, welche Nutzer im Archiv ändern dürfen.

Genehmigungen

Es ist möglich mehrstufige Genehmigungsprozesse zu hinterlegen. Für bestimmte Dokumenttypen kann auch eine Genehmigungspflicht definiert werden.

OCR und Volltextsuche

Jedes Dokument wird nach dem Upload von einer Texterkennung verarbeitet. Durch eine Indizierung der Dokumente ist eine performante Volltextsuche möglich.

Automatische Backups

Die Dokumente werden regelmässig automatisch gesichert.

Lesebestätigungen

Bei Bedarf können für die Dokumente Lesebestätigungen definiert werden. So kann z.B. Ihr Buchhalter den Monatsabschluss mit einer Lesebestätigung für Sie versehen und Sie bei Bedarf erinnern.

Zusatzdaten

Der Dokumententyp (z.B. Kreditorenrechnung) gibt ein bestimmtes Spektrum an Feldern vor, die befüllt werden können. Zusätzlich gibt es noch übergreifende Felder wie Geschäftsjahr oder Sichtbarkeit.

Höchste Verfügbarkeit

Unsere Lösung erlaubt ihnen den Zugriff auf Ihre Dokumente wann und wo Sie möchten.

Kommentarfunktion

Dokumente können durch Benutzer kommentiert werden. Dies ermöglicht einen einfachen Austausch, Diskussionen oder das Anbringen von Korrekturhinweisen.

Automatisieren von Folgeprozessen

Je nach Dokumenttyp sind nach der finalen Freigabe verschiedene Folgeschritte möglich. Für Kreditorenrechnungen kann z.B. automatisch ein Buchungssatz per Email versendet werden.

Hosting in der Schweiz

Ihre Daten verbleiben stets auf Servern in der Schweiz.

Vorgegebene Struktur

Die Ablage in dem Archiv erfolgt nach klaren Struktur, nach Geschäftsjahr und Dokumententyp. Dies erleichtert die Übersicht deutlich und vereinfacht den Ablageprozess.

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